איך לבחור אטרקציות לאירוע חברה? המדריך המלא ליצירת אירוע שהעובדים באמת יזכרו
תכנון אירוע חברה מוצלח מתחיל הרבה לפני בחירת האולם, התפריט או המוזיקה. אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר היא בחירת האטרקציה המרכזית: הפעילות שתיצור עניין, תעודד אינטראקציה בין העובדים ותהפוך מפגש ארגוני שגרתי לחוויה משותפת. בין אם מדובר ביום גיבוש, הרמת כוסית, אירוע סוף שנה או ערב לעובדים ולבני זוגם, האטרקציה הנכונה יכולה להשפיע במידה רבה על האווירה ועל האופן שבו המשתתפים יחוו את האירוע.
אז איך בוחרים נכון? הנה הפרמטרים שכדאי להביא בחשבון.
1. מגדירים את מטרת האירוע לפני שבוחרים אטרקציה
הטעות הנפוצה היא להתחיל בחיפוש אחר אטרקציות פופולריות, ורק לאחר מכן לנסות להתאים אותן לאירוע. הדרך הנכונה היא הפוכה: תחילה מגדירים מה רוצים להשיג.
באירוע שמטרתו גיבוש עובדים, כדאי לבחור פעילות שמעודדת שיתוף פעולה והיכרות בין אנשים ממחלקות שונות. באירוע הוקרה לעובדים, הדגש יהיה על הנאה, חגיגיות ותחושת הערכה. לעומת זאת, בכנס מקצועי עשויה להתאים פעילות קצרה שמכניסה אנרגיה, שוברת את הקרח ומרעננת את הקהל בין ההרצאות.
לפני קבלת ההחלטה, מומלץ להגדיר 2-3 מטרות מרכזיות ולבחון כל אטרקציה בהתאם אליהן. כך אפשר לצמצם את האפשרויות ולמנוע מצב שבו בוחרים פעילות מרשימה לכאורה, אך כזו שאינה משרתת את מטרת האירוע.
2. מתאימים את האטרקציה לאופי העובדים
לא כל פעילות מתאימה לכל קבוצה. גיל המשתתפים, תחומי העניין שלהם, התרבות הארגונית וההיכרות ביניהם משפיעים על מידת ההתאמה של האטרקציה.
לדוגמה, צוות קטן שעובד יחד מדי יום עשוי ליהנות ממשחק משותף שמבוסס על היכרות אישית. בארגון גדול, שבו משתתפים עובדים מסניפים וממחלקות שונות, עדיפה לעיתים פעילות שאינה מחייבת היכרות מוקדמת ומאפשרת לכולם להשתתף.
חשוב להתחשב גם בהבדלים בין המשתתפים. פעילות שמחייבת כושר גופני, חשיפה אישית או עלייה לבמה עלולה להרתיע חלק מהעובדים. לכן כדאי לבחור אטרקציה שמאפשרת השתתפות בדרכים שונות, בלי להפעיל לחץ על מי שמעדיף להישאר בקהל.
3. בוחרים את סוג האטרקציה בהתאם לאווירה הרצויה
שוק האטרקציות לאירועי חברה מציע מגוון רחב של אפשרויות. לכל סוג פעילות יתרונות שונים, ולכן כדאי להתאים אותו למבנה האירוע.
מופע בידור: מתאים לערב חברה, למסיבת סוף שנה או לאירוע הוקרה. מופע מקצועי מאפשר לכל המשתתפים ליהנות יחד, ללא צורך בהפעלה אקטיבית של הקהל לאורך כל האירוע.
סדנת גיבוש אינטראקטיבית: מתאימה לארגונים שרוצים לעודד תקשורת, שיתוף פעולה והיכרות בין העובדים. רצוי לבחור פעילות שבה כולם יכולים לקחת חלק, ולא רק מספר משתתפים נבחרים.
פעילות חווייתית בנושא מקצועי: סדנאות העוסקות בתקשורת, שכנוע, יצירתיות או עבודת צוות יכולות לשלב בין הנאה לבין מסר שרלוונטי לעבודה היומיומית.
אמן חושים: זוהי אפשרות שמשלבת בידור, הפתעה והשתתפות הקהל. מופע כזה עשוי להתאים במיוחד לאירועי חברה שבהם רוצים ליצור רגע משותף ומעורר שיחה, בלי להפוך את האירוע לסדנה ארוכה.
למשל, הזמנת אמן חושים לאירוע חברה יכולה להתאים לארגונים שמחפשים מופע שמשלב הדגמות מפתיעות, אינטראקציה עם הקהל ואווירה קלילה. חשוב לבדוק מראש את סגנון המופע, מידת שיתוף הקהל וההתאמה למאפייני האירוע.
4. מתאימים את משך הפעילות ללוח הזמנים
גם אטרקציה מצוינת עלולה לאבד מהאפקט שלה אם היא ארוכה מדי או משתלבת בנקודה לא מתאימה בלוח הזמנים.
ככלל אצבע לתכנון האירוע, אפשר להשתמש בטווחים הבאים:
10-20 דקות: פעילות קצרה לשבירת הקרח, לפתיחת מפגש או למעבר בין חלקי האירוע.
30-45 דקות: מופע או פעילות מרכזית באירוע שבו יש גם ארוחה, נאומים ותוכן נוסף.
60-90 דקות: סדנה או פעילות גיבוש משמעותית, כאשר היא מהווה חלק מרכזי בתוכנית.
אלה טווחי תכנון מומלצים ולא נתונים מחקריים מחייבים. משך הפעילות בפועל צריך להיקבע לפי גודל הקבוצה, אופי התוכן והמסגרת הכוללת.
כדאי גם להקצות מראש זמן להתכנסות, להפסקות ולמעברים. באירוע חברה, עיכוב של 15 דקות בחלק אחד עלול להשפיע על יתר התוכנית.
5. בודקים התאמה למספר המשתתפים ולמקום האירוע
אטרקציה שמתאימה לקבוצה של 25 עובדים לא בהכרח תתאים לאירוע עם 300 משתתפים. יש לבדוק אם הפעילות מאפשרת לכולם לראות, לשמוע ולהשתתף בהתאם לצורך.
לפני ההזמנה, חשוב למסור לספק את מספר המשתתפים המשוער, מבנה החלל, סידור הישיבה והציוד הקיים. במופעים מסוימים נדרשים מיקרופונים, מערכת הגברה, תאורה או מרחב פנוי. בסדנאות פעילות ייתכן שיהיה צורך בחלוקה לקבוצות ובסידור שונה של השולחנות.
במיוחד באירועים גדולים, כדאי לברר כיצד הספק מתאים את התוכן לקהל וכיצד הוא שומר על עניין גם אצל מי שיושבים רחוק מהבמה.
6. קובעים תקציב ובוחנים את התמורה
תקציב האטרקציה צריך להיקבע כחלק מהתקציב הכולל של האירוע. אין צורך לבחור בהכרח באפשרות היקרה ביותר, אלא בזו שמספקת את ההתאמה הטובה ביותר למטרות ולמשתתפים.
מומלץ לבקש הצעות מחיר מלפחות 2-3 ספקים, כאשר כל הצעה כוללת את אותם פרטים: משך הפעילות, מספר המשתתפים, ציוד נדרש, עלויות נסיעה, מע"מ ותנאי ביטול.
לדוגמה, אם התקציב לפעילות הוא 6,000 ש"ח והאירוע מיועד ל-120 עובדים, העלות המתוכננת היא 50 ש"ח למשתתף. החישוב הזה אינו מעיד כשלעצמו על כדאיות ההצעה, אך הוא מאפשר להשוות בין חלופות ולבחון כיצד האטרקציה משתלבת בתקציב.
7. בודקים ניסיון, המלצות ורמת מקצועיות
בחירת ספק אינה מסתכמת במחיר ובסרטון מרשים. כדאי לבדוק ניסיון באירועים דומים, המלצות מלקוחות ארגוניים, איכות התקשורת מול הספק והיכולת שלו להתמודד עם שינויים בזמן אמת.
מומלץ לשאול לפחות 3 שאלות לפני שסוגרים הזמנה:
האם קיימים סרטונים או המלצות מאירועים בעלי מאפיינים דומים?
מה נדרש מהחברה מבחינת ציוד, הכנות ותפעול?
כיצד מותאמת הפעילות לקהל הספציפי ולמטרת האירוע?
כדאי גם לסכם בכתב את משך הפעילות, שעת ההגעה, דרישות ההפקה ותנאי התשלום והביטול.
לסיכום: האטרקציה הנכונה לאירוע חברה היא זו שמתאימה לאנשים
בחירת אטרקציות לאירוע חברה אינה צריכה להתבסס רק על טרנדים או על המלצה כללית. אירוע מוצלח נוצר כאשר הפעילות מתאימה למטרות הארגון, לאופי העובדים, למספר המשתתפים ולמסגרת התקציב.
הגדרת 2-3 מטרות ברורות, השוואה בין מספר ספקים, תכנון מדויק של לוח הזמנים ובדיקת התאמה לקהל יסייעו לקבל החלטה מושכלת. בסופו של דבר, המטרה אינה רק למלא את לוח האירוע בפעילויות, אלא ליצור חוויה משותפת, מהנה ומשמעותית שהעובדים ירצו לדבר עליה גם ביום שאחרי.
תגובות